Las juntas son una de las prácticas más nocivas para una empresa. ¿No me crees? Veamos el siguiente ejemplo: pensemos que estás sentado en una sala de juntas con 4 compañeros tuyos. La junta que iba a durar una hora se prolongó y esta por llegar a las dos horas de duración. Normal, ¿no? Este tipo de juntas sucede en todas las organizaciones y es común que se prolonguen por distintos motivos.
Ahora realiza el siguiente cálculo: tu junta, que involucró a 5 personas y duró dos horas, significó para tu organización 10 horas hombre (5 x 2 = 10) ¡10 horas capital humano!
Es decir, tu junta consumió más de la jornada completa de uno de los integrantes de tu empresa u organización. Un día completo productivo de una persona se fue por el caño. ¿Valió la pena hacer la junta a ese precio para tu organización? Probablemente no.
¿Qué hacer?
Puedes estar pensando que hay juntas que sí son importantes y que TIENEN que hacerse. Eso significa que hay otras que no lo son y podrían eliminarse. Sólo piensa lo que cada junta le cuesta a tu organización en horas capital humano pero también lo que significa interrumpir bruscamente el desarrollo del trabajo y la creatividad de tu equipo.
En su libro “No more pointless meetings” (No más juntas inútiles) Martin Murphy propone sustituir las juntas tradicionales por ejercicios dinámicos de colaboración con equipos pequeños y con tiempos límite reducidos.
David Grady, un experto en manejo del riesgo de información en el mundo corporativo, cree que el mundo sufre una plaga de malas juntas hace una serie de recomendaciones en este video para evitar quedar atrapado en una de ellas.
Jason Fried, en esta Ted Talk, dice que el gran problema de las empresas son los M&M´s ( “meetings y managers”) , es decir las juntas y los jefes, y para evitar que interrumpan el flujo de creatividad en la empresa sugiere que un día a la semana, o al menos medio día, se prohíba hablar en la oficina para que todos puedan dedicarse a lo suyo sin ser interrumpidos.
Además sugiere usar más las herramientas virtuales como el e-mail y los sistemas de mensajes instantáneos en lugar de las juntas pues cada persona puede decidir en qué momento les presta atención, de modo que les interrumpan menos. Finalmente la tercera sugerencia es que si tú eres uno de los jefes está en tu poder el cancelar juntas lo hagas. Hay mejores herramientas para comunicarse y tomar decisiones en conjunto que robarle simultáneamente a los miembros de tu equipo valiosos minutos que podrían invertir en ser productivos.
Las juntas pueden, y deben, ser reemplazados por otros mecanismos de coordinación más eficientes pero sobre todo menos costosos para las empresas y organizaciones. La próxima vez que convoques a una junta a tu equipo piénsalo dos veces, le estarás haciendo un favor a tu equipo.
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